Duração de festa infantil: Descubra como definir o tempo ideal?

A duração de festa infantil é uma preocupação central para quem organiza eventos. Como os ânimos do aniversariante e dos convidados diferem muito — quanto mais novas as crianças, menos elas tendem a aproveitar —, é fundamental que os prestadores de serviço do segmento se adaptem ao público.

Neste post, vamos mostrar os cuidados necessários para definir a duração ideal de cada comemoração para que você possa criar pacotes de festas com tempo de serviço adequado a cada cliente. Aproveite a leitura!

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1. CARACTERÍSTICAS DO EVENTO

Definir as especificidades da comemoração confere mais segurança para determinar a duração de festa infantil.

O tempo geralmente proposto para esses eventos — quatro horas — contempla muito mais os adultos do que as crianças presentes. Mas como o foco é justamente nos pequenos, caso se faça a opção por essa duração, ou até mesmo por uma maior, deve-se oferecer conforto e entretenimento para que eles não se vejam entendiados ou irritados durante a festa.

Selecionamos, a seguir, dois fatores principais a serem analisados. Vamos a eles:

Qual é o tipo de comemoração

Festa tradicional, piquenique, churrasco, brunch… O tipo de evento é decisivo para pensar no horário e na duração, além, é claro, no serviço que vai ser oferecido pelo buffet.

Um piquenique, por exemplo, pode ser feito até pela manhã, apenas com as crianças e com duração menor. Já um churrasco normalmente ocorre à tarde, pode reunir mais pessoas e tende a durar mais.

Quem são os convidados

A festa vai ser somente para crianças ou também para adultos?

Por exemplo, é comum que, em aniversários de bebês, não haja tanto público infantil. Nesse caso, pode-se oferecer comodidades para os convidados com crianças de colo, mas o serviço basicamente será focado em adultos, podendo durar mais.

Como pincelamos já na introdução deste artigo, tenha em mente que, quanto mais jovem a maioria dos convidados, mais breve tende a ser a comemoração.

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2. ROTEIRO DE DURAÇÃO DA FESTA

O que está previsto para ocorrer na festa? É necessário que todos envolvidos saibam as atividades que devem ser oferecidas durante a celebração, pois isso define como será o atendimento e, ainda, a duração total do evento.

E mais importante do que estabelecer o roteiro, é cumpri-lo no dia da festa, de modo a evitar atrasos da equipe do buffet. Afinal, isso pode comprometer inclusive a escala dos funcionários e a agenda de profissionais contratados para serviços extras, como a recreação.

Veja um esboço simples para uma festa no padrão de quatro horas de duração, com início às 15h:

  • 15h – Início da festa, com brincadeiras livres (pula-pula, piscina de bolinhas, parquinho);
  • 16h – Teatrinho ou contação de histórias;
  • 17h – Recreação com animadores (pintura facial ou escultura de balões, por exemplo);
  • 18h – Hora do parabéns;
  • 18h30 – Entrega de lembrancinhas e início das despedidas;
  • 19h – Fim do evento.

3. CONTRATO DO SERVIÇO DE BUFFET

Depois de já estar escolhido o tipo de festa e roteiro de duração, então, chega a hora de fechar o contrato.

Além do cardápio de comidas e bebidas e da quantidade que será servida, devem ser estipulados os serviços prestados — copa, cozinha, recreação, recepção — e o mobiliário, tudo de acordo com a necessidade e bem detalhado.

O tempo de serviço do buffet deve prever um período anterior à festa, para a montagem da estrutura, e um posterior, para a desmontagem e entrega do local. É imprescindível que o contratante tenha reservado o espaço contando com essa etapa.

Informações sobre taxas de quebra ou danos aos bens do buffet e a respeito de horas extras da equipe de serviço devem ser predefinidas em contrato de modo claro. Caso o evento se estenda além do horário combinado, o tempo a mais será cobrado e qualquer possibilidade de mudança, durante esse período — como troca de utensílios por descartáveis, redução do número de garçons —, deve estar prevista no documento.

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